ДОСЬЕ КОНТРАГЕНТА

СОСТАВ ДОСЬЕ КОНТРАГЕНТА

1. Устав в последней редакции;

2.  Учредительный договор или Договор о создании;

3. Выписка из ЕГРЮЛ электронная и в бумажной форме с датой не позднее 10 дней до подписания договора;

4. Решение о назначении Генерального директора или протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица;

5. Доверенность на подписание документов сотрудниками контрагента;

6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (Свидетельство ОГРН);

7. Свидетельство о постановке на налоговый учёт;

8. Все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы;

9. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН);

10.  Справка об открытии расчётного счёта;

11.  Уведомление о применении УСНО;

12. Лицензии;

13. Свидетельства о праве собственности на имущество;

14.  Копия банковской карточки с образцом подписи директора;

15.  Баланс на последнюю отчётную дату (обновлять регулярно);

16.  Отчёт о финансовых результатах на последнюю отчётную дату (обновлять регулярно);

17.  Заявление контрагента о наличии имущества и штата сотрудников достаточных для исполнения договора;

18.  Декларация по НДС раздел 3 за последний квартал (регулярно обновлять);

19.  Заявление контрагента о налоговой добросовестности;

20.  Список аффилированных и зависимых лиц;

21.  Сертификат об инкорпорации c переводом на русский язык и легализацией или апостилем и выписка из торгового реестра (для иностранной компании);

22.  Свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП) и паспорт гражданина РФ;

Самостоятельная проверка контрагента по внешним источникам информации из Приложения №1 (распечатать и хранить скрин-шоты в электронном виде):

1.  проверить по списку дисквалифицированных директоров;

2.  проверить по базе арбитражных судов;

3.  проверить по базе адресов массовой регистрации;

4.  проверить по базе исполнительных производств;

5.  проверить по базе государственных контрактов;

6.  проверить по базе товарных знаков;

7.  проверить по базе сообщений о банкротстве и планируемой ликвидации;

8.  проверить по базе обязательного раскрытия информации;

9.  проверить по базе лицензий;

10.  проверить по базе членства в ТПП РФ;

11.  проверить по базе планируемых проверок государственными органами (Инспекции труда, Роспотребнадзора,  Россельхознадзора, Ростехнадзора);

12.  сделать финансовый анализ отчетности;

13.  рассчитать  налоговую нагрузку, рентабельность продаж, рентабельность активов, достаточность персонала;

14.  запросить налоговую службу о наличии налоговой задолженности контрагента и своевременности сдачи им деклараций.

15. сделать фото на переговорах, выставках, при погрузке-выгрузке товаров, на строительных площадках и т.п.

РЕКОМЕНДАЦИИ:

1. Протоколируйте встречи с представителями ваших контрагентов и подшивайте протоколы в досье.

Опред. ВАС РФ от 06.03.2008 № 2773/08

2. Ведите журнал регистрации исходящей документации, не удаляйте из электронной почты переписку, не уничтожайте служебные записки. Регулярно распечатывайте электронную переписку и подшивайте в досье.

Пост. ФАС МО от 30.03.2009 № КА-А40/980-09

3. Помните: авансовые отчеты, командировочные удостоверения, разъездные ведомости, отчеты о выполненном задании, могут подтвердить контакты с контрагентами. Ведите записи отношений с контрагентом по времени.

Пост. ФАС ЗСО от 11.02.2011 № А27-6076/2010

4. Давать указания о проверке контрагентов в первичных документах, например, в приказе на командировку, в задании на командировку. В последующем, в отчете о выполненном задании  – писать, как контрагент проверен.

Пост. ФАС МО от 09.09.2010 № КА-А40/10126-10

5. Если вы выбрали контрагента, участвуя в выставке, сохраните подтверждающие документы: квитанцию об оплате участия (вступительного взноса), буклет выставки, отчеты сотрудников, участвовавших в этом мероприятии.

Пост. ФАС МО от 25.05.2012 № А40-99829/11-115-311

6. Сохраняйте: приказ о направлении на выставку ваших сотрудников, приглашение на выставку, буклет, каталог выставки, схему размещения участников выставки и т.п.

Пост. ФАС УО от 31.07.2012 № Ф09-6848/12

7. Помните, что именно ИФНС должна доказывать, что налогоплательщик не проявил должную осмотрительность.

Пост. Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53

Все документы представляются в заверенных копиях.