Сроки хранения документов

Вид документа	Срок хранения	Основание
Финансовые документы
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов	5 лет	Стр. 334 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Договоры банковского счета	5 лет после окончания срока действия договора	Стр. 337 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Кредитные и заемные договоры; документы, подтверждающие предоставление средств	5 лет после полного исполнения обязательств**	Стр. 340 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Бухучет и отчетность
Бухгалтерская отчетность:
– сводная годовая (консолидированная)	Постоянно	Стр. 351 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
– годовая	Постоянно
– квартальная	5 лет (если нет годовых – постоянно)
– месячная	1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)
Аудиторские заключения	5 лет после отчетного года По годовой бухотчетности – постоянно	Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики	5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности	Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Первичные документы	5 лет после отчетного года	Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*	Стр. 412 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет**	Стр. 379 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Регистры бухучета	5 лет после отчетного года	Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы о недостачах, растратах, хищениях	5 лет**	Стр. 410 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы о приеме выполненных работ:
– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности	5 лет после истечения срока действия договора**	Стр. 456 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
– по трудовым договорам, договорам подряда	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*
– по остальным гражданско-правовым договорам	5 лет после истечения срока действия договора
Налоговый учет и отчетность
Счета-фактуры, в том числе заверенные копии, которые получают комитенты (принципалы, инвесторы)	4 года с даты последней записи	Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы к ней		Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Книга продаж и дополнительные листы к ней		Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Журнал учета счетов-фактур		Абз. 5 п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Таможенные декларации или их заверенные копии, платежные и иные документы, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, ввезенных на территорию России		П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их заверенные копии, копии платежных и иных документов, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории ЕАЭС
Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей
Документы на передачу имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) по п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии
Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ
Первичные учетные документы, иные документы, в которых суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), и которые подлежат регистрации в книге продаж, в том числе бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК РФ
Налоговые регистры	5 лет**	Стр. 382 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них	5 лет**	Стр. 384 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов	5 лет**	Стр. 392 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*	Стр. 396 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)*	Стр. 397 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Книги учета доходов и расходов по УСН	В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя	Стр. 401 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов	6 лет	П. 3 ст. 89.2 НК РФ
Страховые взносы
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов	6 лет	Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*	Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Расчет в ФСС России, если организация отправляла его по ТКС	5 лет с момента принятия ФСС России	Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 № 19
Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками	5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС России
Сертификаты ключей подписи	В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году
Кадровые документы
Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)	75 лет** 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)*, **	Стр. 657, 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)	На руководителей – постоянно На сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)*, **	Стр. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет) 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)*	Стр. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Правила трудового распорядка	1 год после замены их новыми	Стр. 773 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Графики предоставления отпусков	1 год	Стр. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним:
– по месту разработки или утверждения	Постоянно	Стр. 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
– в других организациях	3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (невостребованные – 75 лет) До востребования (невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)*	Стр. 664 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка), о командировании работников	5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет)**	Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Командировочные удостоверения	5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 75 лет) 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)*	Стр. 668 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве	45 лет	Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК РФ
Документы по ККТ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности	6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе	П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями	5 лет после отчетного года	Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. То есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.

** Часть документов нужно хранить постоянно.