Комплайенс

    Система мер, называемая Compliance (комплаенс), – это инструмент, который предотвращает нарушения (со стороны как менеджмента, так и линейного персонала компании) норм действующего законодательства, внутренних регламентов и основных положений бизнес-этики.

Что такое комплаенс

Деятельность любой компании должна соответствовать требованиям:

• действующего законодательства;

• внутренних стандартов;

• положений бизнес-этики.

Нарушения каких-либо из этих требований могут повлечь значительные финансовые и репутационные потери: штрафы, приостановление деятельности, судебные разбирательства.

Один из способов снизить риск таких негативных последствий – внедрить функцию комплаенс, направленную на превентивное предупреждение нарушений законодательства и внутренних регламентов, включая комплексное управление рисками на всех уровнях управления. Сам термин «комплаенс» происходит от английского слова compliance – согласие, соответствие (to comply – соответствовать).

     Комплаенс представляет собой систему мер, процедур и механизмов, обеспечивающих ведение бизнеса работниками в строгом соответствии с действующим законодательством, требованиями регуляторов и саморегулируемых организаций, внутренними регламентами и этическими нормами, что решается за счет идентификации, оценки и управления комплаенс-рисками и регуляторными рисками в бизнес-процессах на каждом уровне организационной структуры компании. Официальные определения комплаенс-риска и регуляторного риска содержатся в банковском законодательстве. Под комплаенс-риском понимается риск возникновения убытков в связи с несоблюдением законодательства РФ, стандартов СРО, внутренних локально-нормативных актов. А регуляторный риск означает риск возникновения убытков в результате применения санкций и (или) иных мер регулятивного воздействия со стороны надзорных органов.

Два варианта построения функции комплаенс в организации

Организации, на которые нормативные требования к обязательному наличию комплаенс не распространяются, могут в добровольном порядке выстроить внутри себя эту функцию в виде централизованной либо децентрализованной структуры.

Централизованная схема.

В организационной структуре компании (по аналогии с банковским сектором, для которого такая схема обязательна) формируется новое подразделение. На него замыкаются функции в части анализа комплаенс-рисков и регуляторных рисков, подготовки предложений оптимизации бизнес-процессов и контролей, а также проведения текущего контроля за соблюдением установленных контрольных процедур.

Достоинство централизованной схемы – концентрация функциональной ответственности на конкретном структурном подразделении. Это обеспечивает наиболее полный охват областей деятельности компании, требующих системы комплаенс, а также высокое качество выполнения поставленных задач за счет узкой специализации департамента.

Основной недостаток – дублирование комплаенс-департаментом функционала уже имеющихся подразделений в сферах управления рисками, правового обеспечения, экономической безопасности и внутреннего аудита, а также дополнительные расходы в бюджете компании по оплате труда и социальных отчислений. Централизованная схема организации комплаенс оптимальна для крупных компаний, деятельность которых находится под мониторингом международных рейтинговых агентств (Standart Poors’s, Moody’s, Fitch). На присвоение окончательного рейтинга будет влиять в том числе и наличие функции управления комплаенс-рисками в рамках существующей общекорпоративной системы риск-менеджмента наблюдаемой компании.

Децентрализованная схема.

     Эта конфигурация обеспечивает распределение ответственности за реализацию элементов функции комплаенс между уже существующими структурными подразделениями.

     В этом случае каждый руководитель анализирует комплаенс-риски и регуляторные риски и управляет ими в рамках бизнес-процессов курируемого направления деятельности. Преимуществом схемы является экономия ресурсов, в то же время полномочия в сфере комплаенс станут дополнительной нагрузкой на уже имеющийся функционал структурных подразделений.

Как внедрить функцию комплаенс

     В ситуации экономического кризиса, когда компании сокращают расходы, собственники и менеджмент компании могут не поддержать идею создать новый департамент для выполнения исключительно функции комплаенс. В то же время необходимость системного анализа и управления комплаенс и регуляторными рисками не снимается с повестки дня. Одним из решений проблемы может стать внедрение в текущую деятельность компании отдельных элементов комплаенс-функции. Это потребует совершить следующие шаги.

1. Выявить комплаенс-риски и регуляторные риски.

     Для идентификации рисков приказом или распоряжением по организации рекомендуется сформировать рабочую группу с участием юристов и представителей профильных подразделений. В паспорте проекта определить режим заседаний и требования к результату работы.

     Рабочей группе необходимо определить бизнес-процессы, в которых могут возникать риски нарушений нормативно-правовых требований. При выявлении рисков принимаются во внимание имеющиеся коллизии правового регулирования, неоднородность судебной практики, возможность двоякой интерпретации нормативных положений со стороны регулирующих органов. Например, если среди топ-менеджеров компании имеется гражданин США, то это автоматически приводит к распространению на компанию требований FCPA (The Foreign Corrupt Practice Act of 1977).

     Итогом деятельности рабочей группы должна стать карта комплаенс-рисков и регулятивных рисков, влияющих на бизнес компании. При этом риски в карте ранжируются исходя из вероятности их возникновения и величины возможного ущерба. Карта позволит провести анализ конкретных ситуаций, в которых возможно несоблюдение законодательства, требований регуляторов и принципов деловой этики, а также разработать меры по их предотвращению.

     Кроме того, в ходе заседаний рабочей группы могут быть разработаны основные регламентирующие документы в области комплаенс, включая:

• кодекс этики (делового поведения);

• политику о конфликте интересов;

• порядок работы горячей линии;

• процедуры служебного расследования по фактам нарушения установленных норм и процедур.

2. Распределить зоны ответственности.

     После того как определены проблемные зоны, в которых могут возникнуть нарушения, еще одним локально-нормативным актом по компании определяются должностные лица, ответственные за выполнение мероприятий по управлению рисками. Типовые комплаенс-решения представлены в таблице:

Риск	Мероприятие по снижению риска	Структурное подразделение, ответственное за проведение комплаенс-контроля
Коррупционные проявления со стороны должностных лиц компании, отвечающих за взаимодействие с внешними сторонами	Утверждение локально-нормативного акта, определяющего: – критерии допустимого подарка; – нормативы подарков и представительских расходов по уровню сотрудников; – перечень запрещенных расходов (подарков); – порядок подготовки подтверждающих документов	Департамент управления персоналом
Угроза деловой репутации компании	Еженедельный мониторинг СМИ, социальных сетей и блогосферы	PR-служба
Взаимодействие с недобросовестными контрагентами, а также с контрагентами, находящимися под санкциями и (или) вовлеченными в подозрительные операции	Включение во все договоры с контрагентами комплаенс-оговорки, предусматривающей: – право одностороннего расторжения договора со стороны компании без выплаты штрафных санкций в случае нарушений контрагентом установленных принципов добросовестного ведения бизнеса; – сохранность всей документации по сделке и обеспечение доступа для компании к данной документации, в том числе по истечении определенного периода после завершения договора	Департамент юридического обеспечения
	Обязательная процедура проверки добросовестности контрагента (принцип Know your customer – знай своего клиента), включая в том числе проверку на предмет нахождения контрагента в международных санкционных списках	Служба экономической безопасности

3. Увязать бонусы с обеспечением комплаенс.

      Выплата переменной части вознаграждения сотрудников (включая годовые бонусы) должна быть увязана с выполнением показателя «Отсутствие нарушений законодательства, требований регуляторов и положений деловой этики, выявленных по итогам проверки внешних контролирующих органов и (или) контрольных мероприятий внутри компании». При наличии нарушений целевой размер премии снижается на установленный процент.

4. Обеспечить взаимодействие с регуляторами.

     Полномочия по взаимодействию с регулирующими органами должны быть закреплены за отдельным сотрудником, координирующим данную работу от имени всей компании. В полномочия такого сотрудника будет входить, в частности, участие в рабочих группах и круглых столах, проводимых госорганом, на которых обсуждаются будущие механизмы регулирования, планируемые к внедрению и затрагивающие бизнес организации.

Какую роль играет юридический департамент в реализации функции комплаенс

     Выше описаны меры, которые необходимо принять в целом по компании. Кроме того, необходимо внести изменения в работу юридического департамента. А именно трансформировать ее по трем следующим направлениям:

1. Учет комплаенс и регулятивных рисков на ранних стадиях.

     Участие юристов в коллегиальных органах управления компанией, в специализированных комитетах (стратегический, инвестиционный, бюджетный, налоговый, по управлению рисками) позволит провести анализ возникающих рисков на самой ранней стадии принятия управленческих решений, касающихся:

• разработки новых продуктов;

• выхода на новые рынки;

• сделок M&A;

• реструктуризации бизнеса;

• налогового планирования.

     Соответствующий механизм участия юристов должен быть закреплен на уровне локальных нормативных актов организации (например, типовое положение о стратегическом комитете), что позволит трансформировать юридическую функцию из прежнего режима пожарной команды в роль менеджера по юридическим рискам. Но для этого потребуется поддержка со стороны генерального директора.

2. Мониторинг законодательства.

       В условиях лавинообразных изменений законодательной базы руководителю юридической службы необходимо выделить отдельного сотрудника, который будет заниматься мониторингом изменений законодательства, судебной и правоприменительной практики. Если у департамента есть на это бюджет, такую функцию можно передать внешнему подрядчику на аутсорсинг.

3. Регулярное информирование линейных менеджеров о законодательных и регуляторных требованиях.

     Сотрудники юридической службы анализируют результаты мониторинга и централизовано распространяют их по структурным подразделениям на регулярной основе. В случае значительных изменений руководитель юридического департамента может инициировать проведение внутренних совещаний с представителями других структурных подразделений.